Kokosimme Ilmastonmuutos ja maaseutu (ILMASE) –tiedonvälityshankkeen kokemustemme perusteella vinkkejä työpajojen alustajille, fasilitoijille ja järjestäjille. Vinkit pohjautuvat työpajaosallistujien palautteeseen ja osallistuvaan havainnointiin. Vinkit olivat jaossa Maataloustieteen päivillä 12.-13.1.2016. Vinkkilista on vapaasti hyödynnettävissä ja kuulemme mielellämme myös kokemuksia, kommentteja ja parannusideoita.

Vinkkejä työpajojen alustajille, fasilitoijille ja järjestäjille (pdf)

*******************************************************************************

Vinkkejä työpajojen alustajille, fasilitoijille ja järjestäjille

Vinkkejä alustajille

• kerro asiasta (ei hankkeesta tai vain uusimmasta oivalluksestasi)
• mieti aihetta osallistujien kannalta, avaa käsitteet
• käytä kuvia
• kerro esimerkkejä
• jos mahdollista, anna käytännön neuvoja (käytännön ihmiset kaipaavat käytännön neuvoja)
• ole valmis keskustelemaan – osallistujat ovat kiinnostuneita aiheesta ja ystävällismielisiä (eivät opponentteja), suhtaudu ystävällisesti eikä nujertavasti
• kunnioita toisille puhujille myönnettyä puheaikaa pysymällä oman aikataulun sisällä
• jos materiaalit jaetaan osallistujille, voit tehdä myös powerpoint-kalvoja, jotka puhuessasi hyppäät yli
• jos käytät ppt-esitystä, käytä tarpeeksi isoa fonttia
• talleta esitys myös pdf-muodossa muistitikullesi varmuuden vuoksi
• alustus on mahdollisuus päästä kertomaan mielekkäästä aiheesta toisillekin ja herättää heidän kiinnostustaan siihen
• monenlaiset alustukset antavat ajatuksille ruokaa, eri kuulijat jäsentävät asioita eri tavoin, alustaakin voi monenlaisin tavoin
• kahvi- ja ruokatauoilla juttele osallistujien kanssa; osallistujat arvostavat, jos alustajat osoittavat kiinnostusta olla vuorovaikutuksessa
• osallistu koko työpajapäivään saadaksesi parhaan annin päivästä myös itsellesi

Vinkkejä fasilitoijille

• huolehdi opasteet tapahtumaan (esim. ulko-oviin)
• toivota tulevaa väkeä tervetulleeksi, neuvo käytännön asiat: kahvi, naulakot
• hymyile ja ole läsnä
• työpajan aluksi
  • toivota osallistujat tervetulleeksi tilaisuuteen
  • kerro päivän teema ja kulku pääpiirteittäin
  • kerro tapahtuman järjestäjätahot, esittele itsesi
  • varmista että mahdollinen tilaisuuden tallentaminen sopii kaikille osallistujille
  • viritä osallistujat itseensä, toisiinsa ja tapahtumaan; keinoina esimerkiksi
    • esittelykierros, jossa voi lyhyesti kertoa myös taustastaan tai siitä, mikä aihepiirissä erityisesti kiinnostaa
    • johdanto päivän teemaan ja päivän tavoitteen kertominen
    • jos haluat keskustelevuutta, niin sano ääneen, että kaikkien tieto on arvokasta, niin tutkijoiden tiedonhankkimistavoilla, kuin käytännön toimijoiden kokemusten perusteella saama tieto, niin pohdinnat kuin hyviksi havaitut käytännöt
  • alustusten osalta
    • esittele kukin alustaja ja hänen aiheensa alustuksen alussa
    • auta alustajaa pysymään aikataulussa (esim. aikataululaput 5 min jäljellä, 2 min jäljellä)
    • tee muistiinpanoja voidaksesi palata niihin tarvittaessa kysymysosuudessa
    • kiitä alustajaa
    • nivo alustuksia kokonaisuudeksi välijuonnoissa (miten alustukset liittyvät toisiinsa)
  • luo keskustelua
    • kysy osallistujilta, onko kysymyksiä tai kommentteja alustajille, siedä alun hiljaisuus, ihmisillä menee aikaa kysymysten mietintään ja muotoiluun
    • kysy osallistujilta omista kokemuksista alustuksen aihepiiristä (voi olla myös ”käsiäänestys”)
    • tarvittaessa lämmittele keskustelua kysymällä itse alustajalta
    • siedä kritiikkiäkin, ihmisillä ei ole välttämättä monia foorumeita tulla kuulluiksi ja sanoa sanottavaansa (voi vastata esim. ”ymmärrän, että…”)
    • tarvittaessa auta kysyjän ja alustajan välistä vuorovaikutusta, selvennä kysymystä, tai yritä tarkentaa sitä ”tarkoititko, että…”
    • yritä huolehtia, että osallistujat saisivat puhua tasapuolisesti (osa on aktiivisempia kyselijöitä, osa tykkää kuunnella keskustelua, mutta ettei vain yksi ihminen olisi äänessä)
    • salli ja kannusta hedelmällistä keskustelua, mutta huolehdi silti aikataulusta
  • ennen taukoja
    • muista kertoa selkeästi yleisistä asioista ja paluuaikataulusta: lounas- ja kahvijärjestelyt, sijainnit ym.
    • mainitse mitä tulossa tauon jälkeen, kiinnostavasti ja luoden jatkumoa jo kuultuun
  • materiaaleista
    • kerro, tulevatko materiaalit (esim. alustuskalvot) saataville myöhemmin (sähköpostilla, nettisivuille)
    • pyydä osallistujia täyttämään palautelomaketta useampaan kertaan päivän mittaan
    • alustusmateriaalit hyvä olla jaossa myös paperiprintteinä
  • ryhmäkeskusteluissa
    • anna selkeä tehtävänanto ja aikataulu
    • tarvittaessa toista tehtävänanto
    • anna aikataulusta väliaikatietoa (esim. ”vielä 5 min aikaa, sitten puretaan yhdessä”)
    • kirjoita purkukeskustelu ylös, fläppitaululle tai powerpoint-kalvolle, niin, että osallistujat näkevät sen ja voivat samalla tarkistaa, että asia tulee kirjatuksi toivotulla tavalla; voit samalla itsekin tarkentaa, esim. että ”voiko asian tiivistää näin…”
  • työpajan lopuksi
    • vedä tilaisuuden anti muutamalla lauseella yhteen
    • anna vielä mahdollisuus kysymyksille, jotka liittyvät koko päivän antiin
    • kerro mistä löytyy lisätietoja
    • kiitä osallistujia päivästä ja keskustelusta
    • pyydä palautetta

Vinkkejä työpajojen järjestäjille

• Mieti työpajan tarkoitus ja tavoitteet
  • millaisia tarpeita järjestäjillä ja/tai kohderyhmällä on
  • millaiseen tilaisuuteen olisi houkuttelevaa tulla
• Kartoita yhteistyökumppaneita, joita toivot kanssasi tilaisuutta järjestämään
• Ideoi työpajan teemaa, sisältöjä ja fasilitointimenetelmiä järjestäjäjoukon kesken
• Etsikää työpajalle sopivaa ajankohtaa, paikkaa ja alustajia
  • milloin kohderyhmän väki pystyy osallistumaan
  • jos tavoite on luoda uusia ideoita, niin uusi paikka voi olla arkikokoustilaa parempi
  • keskustelua syntyy helpommin tilassa, jossa pystyy tekemään pieniä pöytäryhmiä
  • ajankohtaan vaikuttaa myös kärkialustajien paikallepääsy
  • pyydä alustajiksi erilaisia toimijoita: tutkijoita, käytännön toimijoita, neuvojia, päättäjiä, viranhaltijoita
  • huolehdi, että alustajina on sekä miehiä että naisia ja myös eri-ikäisiä toimijoita
• Mieti kohdevierailun mahdollisuutta, jos pajan aihe on käytännönläheinen
  • tee kohdevierailulle osallistuminen sujuvaksi ja helpoksi, ohjeista osallistujat
  • keskustele kohdevierailun isännän/emännän kanssa käytännön asiat (aikataulu, opastus, liikkuminen) tarkkaan etukäteen
• Työpajan aikataulun suunnittelu, alustajien kutsuminen ja käytännön järjestelyt
  • varaa ohjelmassa aikaa keskusteluun alustusten jälkeen
  • lounas ja kahvitauot ovat tärkeitä verkostoitumiselle
  • kysy mukaan alustajia, sovi otsikoista ja aikatauluista
  • kysy tarjoukset ja selvitä hinnat paikoille ja tarjoiluille
• Ohjeista alustajat
  • kerro tavoitteista, kohderyhmästä ja työpajan kokonaisuudesta
  • tarkenna, paljonko aikaa alustukseen ja paljonko sen jälkeiseen keskusteluun
  • kerro toive osallistua koko työpajapäivään, myös keskusteluun
  • tulo-ohjeet, majoitusohjeet, laskutusohjeet
  • kerro, jos toivot alustusmateriaaleja lähetettäväksi etukäteen
  • kysy lupa esityksen julkaisuun tilaisuuden jälkeen nettisivuilla
  • kysy lupa alustuksen videointiin
• Mainostus, mainostus, mainostus
  • mainosta monissa kanavissa (yhteistyötahojen sähköpostilistoilla, omilla sähköpostilistoilla, paikallislehdissä, nettisivujen tapahtumakalenterissa, sosiaalisessa mediassa jne.)
  • yksi sähköpostimainos ei riitä, tarvitaan toistoa
  • mainostuksen ajoitus on pohdinnan paikka: ajoissa, mutta kiinnostus ylläpitäen (ainakin 2-3 viikkoa ennen tapahtumaa aktiivisesti mainostusta)
• Työpajan fasilitointi
  • vinkit toisessa listassa
  • työpajajärjestäjänä huolehdi paikalle tarvittavat materiaalit (osallistujalista täytettäväksi, palautelomake, kyniä, fläppitaulu, fläppitusseja, nimikyltit, esitteitä, opastus ulko-oviin jne.)
• Osallistujille ohjeistus tiedonsaantiin jatkossa
  • lähetä osallistujille kiitosviesti ja tilaisuuden materiaalit sähköpostilla mahdollisimman pian tilaisuuden jälkeen
  • samalla voi lähettää esim. nettilinkin hankesivuille
• Palautteen kerääminen ja siitä oppiminen
  • palautetta voi kerätä tilaisuuden aikana tai jälkeen
  • palautteesta saa neuvoja seuraaviin tilaisuuksiin
• Jälkihoito (tiedotus, laskut, raportointi, jatkotoimet)
  • pyri tiedottamaan tapahtuman annista (toimittajien tekemät jutut, itse tehdyt nettisivujutut tms.)
  • seuraa medianäkyvyyttä
  • työpajan jälkeen tulee vielä hoidettavaksi kysymyksiä ja laskuja
  • raportoi tapahtuma rahoittajan ohjeiden mukaisesti
  • parhaassa tapauksessa tilaisuus poikii uusia toimintaideoita ja yhteistyösuhteita

Riitta Savikko, Sari Himanen, Karoliina Rimhanen, Hanna Mäkinen